Debido a la crisis que enfrentamos ante la pandemia del Coronavirus, cambios inesperados han surgido que afectan la vida rutinaria de todo Puertorriqueño. Según avanza el tiempo y surgen estudios o análisis de expertos con enfoque a un ajuste en las funciones laborales que tienen de fin restablecer la Economía, y a su vez, se implementen las debidas precauciones para controlar los riesgos de contagio del Virus a los ciudadanos, el Proyecto del Senado 1564 presenta medidas que buscan la reapertura del tráfico de transacciones jurídicas que afectan directamente a la banca y el mercado de bienes raíces.

El Proyecto busca que las transacciones que competen al ámbito Notarial tales como la otorgación de escrituras, declaraciones juradas, actas y/o documentos puedan ser otorgados mediante servicios electrónicos existentes como videoconferencias, envío de documentos digitalizados por correo electrónico como también por las vías ordinarias.

Artículo 3. – Autonomía

El notario estará autorizado para ejercer su función en [todo el Estado Libre Asociado] toda la jurisdicción de Puerto Rico y deberá acreditar, bajo su fe pública, que se encuentra en la jurisdicción al autorizar documentos de manera virtual o electrónica. En tal función disfrutará en plena autonomía e independencia, la ejercerá con imparcialidad y estará bajo la dirección administrativa del Tribunal Supremo de Puerto Rico, por conducto de la Oficina de Inspección de Notarías que por este Capítulo se crea.

¿Cómo se otorgarían documentos de manera electrónica?

Según la sugerida enmienda al Artículo 13 de Instrumentos Públicos-Clases, establecería que el Notario o Notaria puedan observar a las partes, y por consecuente dar fe de la veracidad de las firmas requeridas mediante videoconferencia en el cual las partes puedan interactuar entre sí:

… Los instrumentos públicos se otorgarán de manera presencial, electrónicavirtual, siempre y cuando el notario pueda observar a las partes y dar fe de la veracidad de las firmas requeridas y no sean requeridos testigos instrumentales o presenciales. Los instrumentos públicos que se otorguen de manera virtual tendrán que permitir la interacción simultánea entre el notario y los otorgantes durante el acto. Los otorgantes tendrán que estar presentes en la jurisdicción de Puerto Rico al momento de firmar un documento público de manera virtual o electrónica y el notario hará constar este hecho en el documento. En los casos que se otorgue un instrumento público de manera virtual o electrónica, conforme a las disposiciones de esta Ley, no aplicarán las disposiciones del inciso (b) del Artículo 3 de la 18 Ley148-2006, según enmendada, conocida como “Ley de Transacciones Electrónicas.

Formalidades y Advertencias

Las formalidades de fecha y lugar de otorgamiento establecidas en el Artículo 15. – Instrumentos Públicos-Formalidades; conocimientos; advertencias, sugiere las siguientes enmiendas:

La escritura pública, en adición al negocio jurídico que motiva su otorgamiento y sus antecedentes y a los hechos presenciados o constatados de manera virtual o electrónica y consignados por el notario en la parte expositiva y dispositiva, contendrá lo siguiente:

[(a)… (b)…] (c) El nombre del notario, su vecindad, el sitio donde radica su notaría, así como el día, mes, año y lugar del otorgamiento, que será aquél en que el último de los otorgantes firme el documento, si no hubiese testigos instrumentales. En caso de que la escritura pública se haga de manera virtual o electrónica, se considerará como fecha y lugar de otorgamiento dónde y cuándo el notario imparta su firma en el documento, luego de recibidos los documentos firmados.

[(d)… (e)… (f)… (g)… (h)… (i)… (j)…] (k) En aquellos casos en que el otorgamiento de la escritura se haga de manera virtual o electrónica, el notario lo hará constar en el documento. De igual forma, consignará el lugar donde cada otorgante se encuentra al momento de la firma.

¿Cómo el Notario o la Notaria hará llegar a las Partes el Documento a firmar?

Según las enmiendas propuestas en el Artículo 16. – Instrumentos Públicos-Firmas; Iniciales; Rúbrica y Sello se establece lo siguiente:

… En caso de que la otorgación de la escritura se lleve a cabo de manera virtual o electrónica, el notario preparará el documento y distribuirá el mismo a los otorgantes. Aquel otorgante que figure como la primera parte, recibirá o imprimirá y firmará el mismo, conforme el procedimiento establecido en este Artículo. Luego, enviará el mismo de manera electrónica o física a la segunda parte, quien procederá de igual forma. Finalmente, la segunda parte lo enviará al notario de manera electrónica o física, quien finiquitará el otorgamiento de la escritura. El notario consignará bajo su fe pública, que pudo observar en tiempo real y de manera virtual o electrónica, que el otorgante firmó e inició el documento y que dicho hecho fue corroborado por el notario fedatario al firmar, iniciar, rubricar y sellar el documento final, enviado de manera electrónica.

Identificación de los Otorgantes

Para el Notario o la Notaria identificar los otorgantes mediante videoconferencia, los otorgantes deberán presentar evidencia de identificación al Notario o la Notaria de manera interactiva y en tiempo real.

se establecen las siguientes enmiendas al Artículo 17. – Instrumentos públicos-Identificación de los Otorgantes:

… En caso de que la otorgación de la escritura se lleve a cabo de manera virtual o electrónica y el notario utilice algún medio supletorio de identificación, el notario consignará bajo su fe pública que pudo examinar el documento de identidad supletorio de manera interactiva y en tiempo real.

Testigos Instrumentales

No se podrá realizar documentos que requieran de Testigos Instrumentales según la enmienda sugerida al Artículo 20. – Testigos Instrumentales:

… Disponiéndose, que aquellas escrituras que requieran testigos instrumentales no se podrán llevar a cabo de manera virtual o electrónica.

Suscripción

Se establece en el Artículo 28. Instrumentos públicos – Suscripción la siguiente enmienda:

… En caso de que la otorgación del documento público se lleve a cabo de manera virtual o electrónica, el notario podrá acreditar las firmas de los comparecientes, según éstos la realizan ante el notario virtualmente.

Testimonios o Declaraciones

Se sugieren las siguientes enmiendas al Artículo 56. -Testimonios o declaración de autenticidad-Concepto; limitaciones; extensión de la fe pública:

… Los notarios podrán dar legitimidad a las firmas que aparezcan en los testimonios de manera virtual o electrónica. El notario consignará en el documento del testimonio, bajo su fe pública, que pudo cerciorarse y observar, en tiempo real y de manera interactiva a través de videoconferencia, que el otorgante firmó el documento y que dicho hecho fue corroborado por el notario fedatario. En estos casos, la parte firmará el documento de manera interactiva y en presencia virtual del notario y enviará el mismo de manera física o electrónica a éste, quien procederá a firmar, sellar y rubricar el documento. De igual forma, fijará y cancelará el sello a favor de la Sociedad para la Asistencia Legal requerido por Ley en el documento recibido.

Cualquier testimonio o declaración de autenticidad que no tenga cancelado este sello, carecerá de toda validez jurídica. Por la naturaleza de los testimonios y affidávits, en caso de ser necesario, el notario fedatario podrá certificar bajo su firma, signo, sello y rúbrica, que un testimonio o declaración de autenticidad es copia fiel y exacta del original, y que el documento original tiene cancelado el sello de la Sociedad para la Asistencia Legal. En estos casos, la copia certificada tendrá validez en el tráfico jurídico.

El proyecto también establece que la Oficina de Inspección de Notarías del Tribunal Supremo de Puerto Rico deberá ajustar sus reglamentos, instrucciones generales y documentos a la disposición de aprobarse el proyecto en ley dentro de un periodo de 60 días según establecido en la Sección 10 del mismo.

A su vez, de aprobarse el mismo, establece que las disposiciones se implementarán sin sujetarse al Artículo 26 de la Ley 196-2007, el cual permite al Juez Presidente del Tribunal a autorizar las firmas electrónicas como método de identificación de identidad en respecto a los trámites relacionados con el ejercicio del notariado.  Por su parte, el Tribunal Supremo continuará con el trámite correspondiente para autorizar el uso de firmas electrónicas según autorizado en la Ley 196-2007.

En resumen, las enmiendas a los Artículos de la Ley Notarial de Puerto Rico establecen un procedimiento nuevo en el cual el Notario o Notaria podrán interactuar de manera virtual o electrónica para dar fe de las firmas de los comparecientes, a su vez de proveer a los comparecientes el documento a firmar de manera electrónica.  Se establecen enmiendas en las formalidades como lugar, fecha de otorgamiento, identificación de los comparecientes, y la mención de nuevas advertencias. Se establece enmiendas para que no se realice documento alguno de índole notarial que requiera de Testigos Instrumentales, como también la acreditación de las firmas de los comparecientes de manera virtual.  En el caso de los Testimonios o Declaraciones, de la misma forma antes establecida con escrituras o actas, el Notario o la Notaria podrán consignar los documentos del testimonio de manera electrónica.